La gestione documentale con Workflow grafico, supporto offline e supporto OCR

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La gestione documentale Metodo si rinnova con una serie di novità, rispetto al materiale proposto negli eventi formativi di qualche mese fa, “Appuntamento con Metodo”.
Infatti Knos Enterprise presenta una serie di funzionalità aggiuntive, riassunte in un documento in formato PDF, inserito anche nel nostro account SlideShare:

Knos Enterprise – Gestione Documentale (1,1 MiB)

Tra le funzionalità degne di nota ci sono:

Un esempio di Workflow applicato ad un flusso documentale

• Workflow grafico sul processo documentale ( da maggio 2011 ): possibilità di disegnare i vari stati del workflow ( ellissi ) e di collegarli tramite azioni ( frecce ) alle quali si assegneranno le date di scadenza/validità e le eventuali notifiche agli utenti competenti. L’immagine è un esempio di Workflow documentale.
  La funzionalità permette di:
  1. comporre graficamente in maniera interattiva gli stati del flusso e le azioni che intercorrono fra loro
  2. indicare un periodo di scadenza, uno di tolleranza ed uno di esecuzione automatica di una certa azione
  3. assegnare i permessi di accesso e configurare le notifiche ai vari utenti o gruppi di lavoro coinvolti
  4. destinare automaticamente un messaggio a chi controlla il flusso nel caso una azione non venisse eseguita a tempo debito, qualora siano trascorsi i giorni di tolleranza dalla scadenza e/o per una eventuale esecuzione automatica dell’azione
     

     Un dettaglio del Workflow - Chi fa che cosa con relativi permessi

  5. monitorare lo stato di avanzamento del flusso con l’evidenza delle azioni eseguite, quelle scadute ma in tolleranza e quelle scadute effettivamente, con l’indicazione della data e dell’utente di esecuzione delle stesse
  6. verificare lo stato avanzamento di più fascicoli virtuali di una stessa tipologia visualizzando il workflow grafico associato
  7. modificare un Workflow esistente
• gestione avanzata di alimentazione dell’archivio attraverso Knos Client
• protezione totale del documento
• modulo di storicizzazione e consultazione off-line
• nuova procedura di acquisizione cartaceo tramite Barcode e riconoscimento OCR

Da non dimenticare l’integrazione nativa con il gestionale Metodo Evolus, che permette di gestire in maniera semplice ed intuitiva, direttamente da Metodo, l’archiviazione dei documenti sui quali si sta lavorando.
L’utente che lavora su Metodo Evolus alimenta Knos Enterprise ( non viceversa ) e può consultare l’archivio virtuale presente su Knos, direttamente dal gestionale Metodo.

Chi lavora su Knos ha a disposizione informazioni e/o documenti normalmente gestiti da Metodo Evolus, nel pieno rispetto delle regole di visibilità e di operatività previste dall’organizzazione aziendale.